اصول گرفتن کپی با چندین قدم پایه شروع می گردد. باز کردن درپوش دستگاه کپی قرار دادن مستندات از طرف نوشته های آن بر روی شیشه انتخاب گزینه هایی کی می خواهیم کپی انجام شود(تعداد صفحات ، اندازه ، روشنی یا تاریکی)
- فشردن کلید Start
کاری که در این مرحله رخ می دهد شگفت انگیز است در بطن آن دستگاه کپی به خاطر یک اصل فیزیکی کار میکند : بارهای غیر هم نام یکدیگر را می ربایند.

- درون دستگاه کپی درام(drum)ی موجود است که تا اندازه زیادی مانند بادکنک عمل می کند. شما می توانید ان را با نوعی الکتریسیته ساکن شارژ می شود.
- همچنین درون دستگاه فتوکپی پودر سیاه رنگ بسیار ظریفی به نام تونر موجود است. درام(drum)ی که با الکتریسیته ساکن شارژ می شود می تواند ذرات تونر را جذب کند.
3 چیز در مورد درام(drum) و تونر وجود دارد که اجازه می دهد دستگاه کپی کار خود را به خوبی انجام دهد:

- درام(drum) می تواند به صورت انتخابی شارژ شود. در نتیجه فقط قسمتهایی از آن تونر را جذب می کند. در دستگاه کپی شما تصویری  با الکتریسیته ساکن روی سطح درام(drum) ایجاد می کنید. جایی که کاغذ اصلی سیاه است بر روی درام(drum) الکتریسیته ساکن ایجاد اما جایی که سفید است ایجاد نمی کند. چیزی که شما می خواهید این است که بخش سفید کاغذ پودر تونر را جذب نکند.برای انجام اینکار دستگاه کپی از نور استفاده می کند و به این خاطر است که به آن دستگاه قتوکپی می گویند(کپی با استفاده از نور)

- به طریقی تونر باید به سطح درام(drum) و از آنجا به سطحکاغذانتقال یابد. درام(drum) به صورت انتخابی کاغذ را جذب می کند. آنگاه سطح کاغذ با الکتریسیته ساکن شارژ می شود و تونر از سصطح درام(drum) به سطح خود می کشد.

- تونر به دما حساس است و در نتیجه هنگامی که ذرات نرم تونر از درام(drum) جدا می شوند با استفاده از گرما به سطح کاغذ می چسبند.
    درام(drum) یا تسمه از مواد هادی نور ساخته می شوند. در این بخش مراحل ایجاد یک فتوکپی را شرح می دهیم.
- سطح درام(drum) شارژ می شود.
- باریکه نور شدیدی از کاغذی که روی شیشه دستگاه کپی قرار داده شده است عبور می کند. نور از قسمت های سفید کاغذ منعکس شده و با سطح درام(drum) زیر آن تماس برقرار می کند.
- هنگامی که فوتون های نور با سطح درام(drum) برخورد می کند الکترون ها از اتم های حساس به نور درام جدا شده و سطح مثبت بالایی را خنثی می کند(ناحیه شارژ شده). نواحی تیره سطح کاغذ(مانند متن و تصاویر) نور را به سطح درام(drum) منعکس نمیکند و در نتیجه نواحی با بار مثبت روی درام(drum) باقی می ماند.
- آنگاه رنگینه های تیره که با بار منفی شارژ شده اند(تونر) در سطح درام پخش می شوند و این ذرات رنگینه به بارهای مثبتی که روی درام باقی مانده اند می چسبند.
- آنگاه صفحه کاعذی که با بار مثبت شارژ شده است از سطح درام عبور می کند که در نتیجه آن ذرات تونر از سطح درام به روی کاغذ جذب می شوند.
- در این مرحله کاغذ گرم می شود تا ذرات تونر را با سطح کاغذ بیامیزد.

هنگامی که دستگاه کپی به صفحه کاغذی که روی شیشه دستگاه قرار دارد نور می تاباند الگویی از محتویات صفحه بر روی سطح درام(drum) زیر آن که با بار مثبت شارژ شده است حک می شود. نوری که از سطوح خالی کاغد منعکس می شود بارها مثبت را که سطح درام را پوشانده اند خنثی می کند این کار باعث می شود تا تنها نواحی تیره کاغذ که نور را منعکس نکرده اند در سطح درام باقی بماند. این بارهای مثبت ذرات تونر را که بار منفی دارند جذب می کنند سپس ذرات تونر به سطح کاغذ سفید انتقال یافته و با آن می آمیزند.

درون دستگاه کپی

اگر شما دستگاه فتوکپی را از هم جدا کنید با انبوهی از قطعات مواجه می شوید با این حال روند فتوکپی گرفتن تنها بر عهده چندین قطعه کلیدی می باشد:
1) درام(drum) گیرنده نور(یا تسمه)
2) دسته ای از سیم ها
3) لامپ و عدسی ها
4) تونر
5) Fuser